Elle sera remplacée par un nouveau dispositif réglementaire, baptisé N4DS (Déclaration Dématérialisée Des Données sociales). C'est cette N4DS que les entreprises (toutes sont concernées) doivent utiliser pour effectuer les déclarations périodiques des salaires de l'année 2011. Pourquoi ce changement et qu'apporte-t-il ?
Les évolutions du réglementaire, qui ne cesse de se complexifier, sont généralement perçues par les entreprises comme source de contraintes. Pourtant, la norme N4DS, qui se substitue à la DADS-U à partir de janvier 2012, a pour but au contraire de simplifier l'existant pour les deux parties prenantes de la procédure de déclaration, c'est-à-dire les entreprises et le secteur public.
Après dix ans de bons et loyaux services, la DADS-U arrivait en effet en bout de course. D'une structure rigide, peu évolutive, elle était limitée dans sa capacité à intégrer de nouveaux organismes de protection sociale et n'était plus en mesure de recevoir de nouvelles populations et déclarations. Or, l'impossibilité de prendre en compte certains organismes dans la DADS-U nécessitait un traitement à part de certaines déclarations, générant un surcoût important.
Nécessité d'un cadre global pour la dématérialisation
Depuis quelques années, pour des raisons de rationalisation économique, l'Etat témoigne de son engagement en faveur d'une dématérialisation complète du traitement des données sociales. Avec un objectif clair : industrialiser les processus de télé-déclaration. Mais il manquait un support adapté sous la forme d'un référentiel universel des données sociales. Rendre possible cette industrialisation, la maintenance du dispositif commun et son évolution dans le temps, c'est ce à quoi répond la N4DS.
De plus, dans son usage, la norme DADS-U s'avérait lourde, compte tenu de la complexité des contrôles de cohérence. Il fallait un système plus souple, plus cohérent, plus lisible et plus simple à utiliser, permettant de rassembler toutes les données à déclarer en un seul envoi adressé à un seul interlocuteur, chargé du contrôle et de la diffusion des données auprès des organismes concernés.
Ouverture et modularité
La norme N4DS n'est pas à proprement parler une refonte de la DADS-U, mais elle en constitue l'évolution logique.
De nouveaux organismes de protection sociale y sont désormais intégrés : la Mutualité Sociale Agricole (qui va passer au déclaratif trimestriel), la Mutualité française, plusieurs Caisses de retraite de régimes spéciaux, Pôle Emploi, la DGFIP, ou encore la Direction Générale de l'Administration et de la Fonction Publique, qui a choisi la N4DS comme référentiel de télé-déclaration pour les trois fonctions publiques.
Contrairement à la DADS-U, de structure très monolithique, la N4DS repose sur le principe de la modularité de ses composants. Les blocs de données ont été redécoupés en sous-groupes, ce qui apporte plus de souplesse. Les tables de codification ont été restructurées. Les motifs de découpage de période, trop nombreux et peu lisibles, ont été supprimés. Il est désormais possible de consolider sur une seule fiche les données destinées à plusieurs organismes, d'effectuer des déclarations sur des périodes d'activité plus fines (déclarations trimestrielles, mensuelles, événementielles... et non plus seulement annuelles). La nomenclature a été harmonisée (apparition de la notion de code population). La présentation des données (adresses, contrôles, montants, taux, quantité...) a gagné en clarté. Une fonction "annule et remplace" facilite les éventuelles modifications à apporter à une déclaration déjà envoyée.
Enfin, la structure modulaire de la N4DS va lui permettre d'intégrer la future DSN (Déclaration Sociale Nominative) qui a vocation à terme à se substituer aux déclarations existantes.
Il y a urgence
L'enrichissement du cadre déclaratif, la plus grande souplesse et la facilité d'usage de la norme devraient assurer aux entreprises déclarantes un retour sur investissement rapide. En attendant, il y a urgence. Le Journal Officiel (du 7 août 2010) annonçant le remplacement de la DADS-U par la N4DS dès le 1er janvier 2012 et la publication depuis juin 2010 de l'indispensable cahier technique de mise en œuvre ont déjà officialisé la généralisation de la nouvelle norme, jusqu'à présent en phase pilote. Quelle que soit leur taille, publiques et privées, toutes les entreprises, collectivités ou établissements publics sont concernées et doivent dès maintenant intégrer cette obligation dans la gestion de leurs échanges avec l'Administration.
Elles devront utiliser cette nouvelle norme pour les déclarations des salaires 2011. Donc vérifier dès à présent si leur logiciel de gestion de la paie en intègre les caractéristiques, faire procéder éventuellement aux mises à jour logicielles nécessaires, et se familiariser progressivement avec son usage.
L'engagement de Cegid
Cegid a anticipé l'entrée en vigueur de la N4DS. Outre la fourniture de la solution applicative adéquate très tôt dans l'année, Cegid propose à ses clients (experts comptables, TPE, MGE & Grandes entreprises, collectivités, établissements publics) un dispositif complet d'accompagnement pour les aider à préparer sereinement la transition vers cette nouvelle obligation au travers de parcours de formation en école, sur site ou sous format e-Learning.