Dématérialisez vos bulletins de paie

Avec son nouveau service Démat'Doc RH, Cegid répond à l'un des principaux enjeux des directions des ressources humaines : l'optimisation des processus RH grâce à la dématérialisation et l'archivage des documents RH.

• Côté salarié, la solution garantit l'archivage à valeur probante pendant 50 ans y compris lorsque ce dernier quitte l'enteprise.La dématérialisation lui permet d'accéder tout au long de sa vie à son coffre-fort personnel dans lequel sont déposés ses bulletins de paie et autres documents RH (contrat de travail, passeport formation...) ou non RH.

• Au niveau de l'entreprise, l'offre permet de gérer une mise en place progressive de la dématérialisation en traitant en parallèle l'impression et l'envoi des bulletins de salaire sur papier pour les salariés qui n'ont pas opté pour ce service. 

L'enjeu principal pour Cegid est de proposer un processus parfaitement intégré au logiciel de paie et de gestion des RH, avec une mise en place rapide qui peut se faire en moins d'une semaine.

Cegid propose à ses clients un accompagnement au changement  en vue d'optimiser l'adhésion des collaborateurs à ce nouveau service.

Publiée au J.O. le 12 mai 2009, la loi sur la simplification et de clarification du droit et d'allègement des procédures rend légal la dématérialisation du bulletin de paie en modifiant le code du travail via l'article 26. L'article 26 modifie l'article L. 3243-2 du Code du travail et autorise désormais l'employeur, avec l'accord du salarié concerné, à remettre le bulletin de paie sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l'intégrité des données.

La norme NF Z42-025 a été publiée par l'afnor en mai 2011. Elle apporte un complément d'information sur la dématérialisation. 

Pour en savoir plus.

Novapost (www.novapost.fr) a été créée en septembre 2007, dirigée par Jonathan Benhamou et Clément Buyse, dans le but  de proposer aux entreprises et aux particuliers une alternative au courrier papier et au stockage physique de leurs documents importants grâce à un service postal 100 % électronique garantissant la valeur probante des documents acheminés.

La société est labellisée OSEO. Utilisant les dernières technologies en matière de plate-forme SaaS (Software as a Service), Novapost assure à la fois la sécurité, la traçabilité et un accès 24h/24 et 7j/7 aux documents essentiels de l'entreprise.

Novapost s'appuie sur les plates-formes d'archivage CDC Arkhinéo et les solutions de signature électronique Opentrust, qui sont reconnues aujourd'hui comme les plus sûres d'Europe. Novapost est membre du Club Alliances IBM, de la FEDISA, et de l'AFDEL (Association Française des Editeurs de Logiciels).

Créée en 2001, CDC Arkhinéo est une filiale détenue à 100% par la Caisse des Dépôts (www.cdcarkhineo.fr). CDC Arkhinéo, tiers de confiance archiveur, est la première société française d'archivage à valeur probante des données électroniques (65 millions de documents archivés en 2009, avec une croissance record de 30 % par rapport à 2008). Grâce à sa solution unique de Coffre-fort électronique® en mode ASP, CDC Arkhinéo assure la conservation intègre et à long terme de tous types de documents électroniques (factures, contrats, bulletins de salaires, e-mails, etc.). 

CDC Arkhinéo s'engage en effet à tous les stades du processus : garantie de conservation des données dans des centres d'archivage hautement sécurisés (site de sauvegarde distant de plus de 450 kilomètres des deux principaux situés en région parisienne), garantie d'intégrité des données déposées, accès en ligne permanent à tous les documents (taux de disponibilité contractuels).

CDC Arkhinéo est membre de l'ADIJ, du GS1, a participé au groupe de travail en charge de la révision de la norme AFNOR Z 42-013 et est régulièrement consultée comme expert.

Le service Coffre-fort électronique® de CDC Arkhinéo a été attesté par un tiers en conformité avec la norme Z42-013 révisée en 2009 au niveau de sécurisation « Renforcé ».