Comme tous les secteurs d'activité, le secteur de la distribution se transforme progressivement. La crise a toutefois accéléré le processus en imposant une attention particulière sur les résultats financiers qui se traduit par des objectifs ambitieux d'optimisation de l'efficacité opérationnelle. Et ce, tout en maintenant une satisfaction optimum des besoins des clients.
Plus question donc de s'engager à se fournir en Asie pour toute la collection, alors que l'identification des produits phares et de ceux qui se vendront moins bien n'est pas encore faite. Pour réduire le Besoin en Fonds de Roulement, éliminer les reliquats de fin de saison et garantir la disponibilité des produits, il faut mettre en place des processus réactifs qui impliquent toute l'entreprise.
On comprend donc bien la nécessité pour les distributeurs de redéfinir le sourcing de leurs produits en intégrant des pays plus proches comme le Maghreb, l'Europe de l'est, la Turquie, et même la France, pour diminuer les délais et être plus réactifs tout en préservant les approvisionnements en Asie pour les quantités initiales. Il s'agit, dans cette perspective, de ne commander en Asie que les quantités que l'on est certain d'écouler puis de choisir pour les réassorts, des circuits plus courts par avion ou en choisissant des fournisseurs plus proches.
Pour bien définir les modalités de sourcing, il faut notamment que l'analyse des ventes soit communiquée dès les premiers jours de vente aux approvisionneurs pour qu'ils puissent anticiper les réassorts. Il s'agit donc de mettre en place une communication importante entre les différents services, voire entre les entités de l'entreprise de distribution.
Des solutions expertes pour compléter le SI existant
La gestion de ce type de processus suppose d'intégrer de nouvelles fonctions au sein du système d'information qui pourront venir s'appuyer sur les outils existants de gestion du référentiel et des transactions qui s'y rapportent.
Des fonctions de simulation permettront, également, de donner une vision sur le futur proche, pour aider à mieux agir au présent. Ces fonctions complèteront les indicateurs de mesure habituellement utilisés dans l'entreprise.
Alors que les distributeurs sont souvent équipés de progiciels métier pour gérer les opérations logistiques et commerciales, de nouvelles solutions doivent être mises au point pour répondre à des besoins plus exigeants de pilotage et d'optimisation de leurs opérations. Ces solutions concernent aussi bien les problématiques de définition de collections, de prévisions des ventes, de gestion des fournisseurs, de sourcing ou de logistique, et doivent intégrer des fonctions de prévisions, avec la simulation de l'impact des scénarios sur l'ensemble de la chaîne de valeur.
Les modules qui peuvent répondre à ces différents domaines doivent, en outre, impérativement savoir communiquer et pouvoir être intégrés dans un ensemble cohérent pour ne pas démultiplier les référentiels et pour permettre la gestion de processus transverses à l'entreprise.
Les progiciels au service de l'optimisation des opérations
La contribution des progiciels est alors importante pour gérer ces processus de gestion optimisée des opérations. Elle se concrétise notamment par un mode de gestion par exception qui repose sur l'automatisation des tâches et sur un dispositif d'alerte déclenché sur la base de règles modélisées dans le progiciel. Ainsi, si la date de livraison de la marchandise est reportée, l'information est automatiquement transmise à toutes les applications qui gèrent cette information. Mais «si le report est supérieur à X jours», alors une alerte est envoyée à un utilisateur pour décider des mesures à prendre. A cet effet, l'alerte peut alors donner accès à un écran décisionnel sur lequel sera présenté l'ensemble des données utiles pour analyser la situation et prendre les bonnes décisions. Ces informations pourront être des données très opérationnelles, mais aussi des éléments d'analyse d'impact sur les objectifs stratégiques de l'entreprise.
Cette capacité d'analyse et d'anticipation est un autre aspect essentiel de la contribution de ces nouveaux progiciels. C'est le principe classique des outils de calculs de prévisions et de pilotage des réapprovisionnements développés pour l'industrie. Ce principe doit être adapté pour la distribution en intégrant notamment les processus « open to buy » qui permettent une gestion et un suivi des budgets d'achat. De même, la maîtrise de la chaîne complète jusqu'aux matières premières, dont ont besoin les fournisseurs et les sous-traitants, permettra de commander ces dernières par anticipation et de décider ultérieurement des produits finis qui seront fabriqués en tenant compte des réalités des ventes.
Et demain ?
Une perspective se dessine déjà avec la création de Directions des Opérations au sein des entreprises de distribution. Et l'on peut s'attendre à ce que, demain, des postes de Directions « multi-canal » soient également créés. En effet, après avoir gérer les canaux de vente comme des entités parallèles, les entreprises vont rechercher des synergies, tout en respectant les spécificités de chacun. Les progiciels doivent en tenir compte dès aujourd'hui et, par exemple, permettre des calculs de prévisions basés sur des modèles spécifiques à chaque canal, des approvisionnements globalisés pour les quantités initiales et des modalités de détermination des besoins de réassort à nouveau différenciées par canal.
On voit ainsi que ces nouvelles solutions répondent à des besoins identifiés mais aident aussi à envisager de nouveaux modes d'organisation.