75 % des DRH déclarent que la gestion administrative des RH de leur organisation peut encore être optimisée*. Ils déclarent notamment que la dématérialisation des déclarations sociales est une voie de progrès dans leur fonction. La prise de conscience est donc bien réelle, mais le chemin vers le zéro papier est encore long à parcourir.
La dématérialisation des déclarations sociales progresse. De 2005 à 2008, la part du papier dans les principales déclarations sociales recule de 50 à 10 %. Plus de 9 entreprises sur 10 ont recours à un mode dématérialisé ** (EDI ou EFI).
Alors que l'on pouvait penser que la gestion administrative des ressources humaines (traitement du bulletin, gestion des déclaratifs, contrats de travail, soldes de tout compte ...) était parfaitement automatisée et donc optimisée, une étude menée par Markess International fait ressortir que 60 % % des directeurs de Ressources Humaines interrogés estiment que l'automatisation des processus de leur organisation peut encore être améliorée.
La dématérialisation des documents administratifs est une source importante de productivité dans les services RH. Sous l'impulsion de l'administration qui en fait un vecteur majeur de modernisation, les éditeurs investissent prioritairement sur cet axe et suivent au plus près les évolutions des organismes sociaux en la matière. Amorcées dans les années 1980, les orientations données par l'Etat en matière de dématérialisation, tant comptables, que fiscales ou sociales ont incité grands nombres d'entreprises à utiliser ces dispositifs, basées sur des standards EDI puis EFI.
De l'impulsion des pouvoirs publics aux premiers bénéfices pour l'entreprise
Tout d'abord contraintes, les entreprises y ont pourtant très rapidement trouvé des sources de satisfaction. Economies des coûts liés aux frais administratifs et aux frais d'envois, gains de productivité sur des tâches administratives fastidieuses, réduction des temps de traitement, gains de trésorerie, en bref des gains financiers mais surtout une réelle amélioration des processus métier… Pour exemple, le récent service de dématérialisation des attestations de salaires destinées aux Caisses Primaires d'Assurances Maladie proposé par Cegid, lequel génère une réduction des temps de traitement de l'ordre de 30 % et un gain de trésorerie immédiat pour l'entreprise. Celle-ci peut recouvrir ses indemnités journalières beaucoup plus rapidement (passant pour certaines d'entre elles d'un délai de plusieurs semaines à 72 heures). La mise en pratique de la dématérialisation des bulletins de paie constitue également une nouvelle source d'économie et de productivité non négligeable pour les entreprises et ce sur les périodes de fin de mois où se concentre un volume de charges de travail important pour les services de paie.
Des zones de progrès
Mais si l'entreprise a bien compris les améliorations apportées par la dématérialisation, elle a toutefois encore tendance à calquer l'évolution de ses comportements sur les obligations exigées par l'Etat, et n'a pas encore le réflexe du « tout dématérialisé ». Peur du changement, outils à mettre en place, ressources à former, mentalités à faire évoluer, manque de formation ou d'information… La contrainte ne s'est pas encore complètement transformée en opportunité dans tous les esprits.
De nouvelles approches
Mais de nouvelles approches et de nouvelles possibilités font évoluer les mentalités. Certes et en tout premier lieu au centre des enjeux de productivité, la dématérialisation a forcément son rôle à jouer dans la mise en place des évolutions liées au développement du travail collaboratif. Au-delà des outils informatiques et de la technologie, le développement des réseaux sociaux et le changement de comportement dans les méthodes de travail des générations Y et des suivantes influeront nécessairement sur la perception de la dématérialisation. Son développement et son intégration dans nos actions quotidiennes en feront une attitude naturelle, y compris pour le grand public.
Ajoutons à cela la notion non négligeable et désormais prépondérante des questions liées au développement durable : moins de papier, moins de déplacements… La dimension humaine et universelle de cet enjeu est désormais comprise. Et qui, mieux que la DRH, peut porter ce message, ouvrir la voie et … montrer l'exemple ?
La dématérialisation s'impose, pour tous.
*Référentiel des pratiques RH – Optimisation de la gestion administrative des RH – Markess 2009
** 4ème édition du baromètre SDDS - 2009 (Simplification et dématérialisation des données sociales)
EDI : Electronic Data Interchange (Echange informatique de données)
EFI : Echange de formulaires informatisés
DADS-U : Déclaration Automatisée de Données Sociales – Unifiée
DUCS : Déclaration Unifiée des Cotisations Sociales