Relativement complexes et lourdes à mettre en œuvre, les solutions de gestion électronique de documents ont longtemps été réservées aux grandes structures. Or, face aux exigences croissantes des entreprises de taille modeste, le marché commence à développer des offres à leur portée et adaptées à leur activité. Ces solutions sont de plus en plus intégrées avec les ERP, garantissant enfin pour les petites structures, l'unicité de l'information et l'accessibilité en temps réel jusqu'alors réservées aux grandes structures.
Avec les besoins génériques qu'elles partagent avec le reste du marché, les PMI/PME et les petites entreprises expriment souvent, en matière de gestion électronique de documents, des besoins plus spécifiques liés à leur taille et à leur métier. A l'instar des grands comptes, les petites et moyennes structures possèdent leur patrimoine informationnel propre, et comme eux, elles ont besoin d'acquérir (c'est-à-dire de numériser ou d'intégrer), de classer, de partager, d'éditer et de conserver dans les meilleures conditions leur contenu numérique, valeur forte de leur capital immatériel.
Les PME : des exigences spécifiques
Les PME sont elles aussi confrontées à la complexification générale de la gestion de l'information : inflation du nombre de documents et de données, hétérogénéité croissante des formats d'entrée (papier, multimédia, web…), multiplication des supports de restitution (web, e-mails, imprimantes, PDA...), diversification des cibles d'échanges internes et externes (salariés, partenaires, fournisseurs, clients, organismes publics...). Pour elles comme pour les autres entreprises, la dématérialisation des échanges est en passe de devenir une règle de fonctionnement (grâce à la banalisation de la signature électronique qui résout une partie des difficultés juridiques propres à la dématérialisation des flux documentaires), en les obligeant à multiplier les infrastructures de communication et de partage : intranets, portails, espaces collaboratifs, etc.
Cependant, les petites entreprises souffrent de contraintes qui leur sont propres. Leurs ressources, notamment administratives, sont limitées. Si on prend l'exemple d'une entreprise du monde pharmaceutique, les documents de réglementation, les processus de validation, la traçabilité et les notices de médicaments doivent fréquemment être mis à jour. Or, ce travail de gestion, de classement et d'archivage représente un effort financier non négligeable pour une PME, qui attend de ses collaborateurs qu'ils concentrent leur énergie sur leur métier, sans perdre de temps à rechercher les informations et documents indispensables à leur activité.
Plus proches du terrain, plus réactives, les petites structures ont en outre, par rapport aux grands comptes, des besoins de mobilité, d'évolutivité, de flexibilité souvent plus marqués : structurantes et lourdes à faire évoluer, les plates-formes classiques de
GED ne sont donc pas adaptées à leurs besoins.
Qui est concerné ?
Parmi les petites et moyennes structures les plus exigeantes en matière de gestion électronique de documents, on trouve :
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Les petites structures industrielles et commerciales à fortes contraintes de mobilité et dont les collaborateurs (techniciens, dépanneurs, commerciaux itinérants...) ont besoin d'accéder, où qu'ils se trouvent, à des documents à jour : contrats, devis, bons de commande, fiches techniques, etc.
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Les cabinets d'experts, ayant tous, quelle que soit la nature de leur expertise, à manipuler et à archiver de volumineuses banques de données documentaires,
Des solutions nouvelles enfin adaptées
Pour répondre à ces besoins, le marché commence à proposer des solutions packagées, plus faciles à installer et moins onéreuses que les plates-formes traditionnelles de GED et d'ECM. Ces solutions "légères" ne sont pas "bridées" : elles intègrent les fonctions de pointe de la gestion électronique de documents (moteur d'indexation et de recherche, gestion de contenu web, coffre-fort électronique, gestion des droits d'accès, gestion de l'archivage…), ainsi que les connecteurs nécessaires vers les applications de l'ERP (production, gestion financière, gestion commerciale…), vers les outils classiques de la bureautique, ou encore vers des équipements mobiles (smartphones...).
Mais les éditeurs leur intègrent par ailleurs des fonctionnalités prédéfinies, adaptées à l'activité de la PME : modèles de workflows, exemples de documents prêts à l'emploi, fonctions métier, etc. Ces solutions doivent être simples non seulement à installer mais à utiliser : elles nécessitent donc un paramétrage simple et la présence de nombreux outils d'aide à l'utilisateur : assistants, création automatisée de scripts, etc.
Enfin, ces solutions doivent être économiquement abordables pour séduire les petites structures.
Des bénéfices tangibles
Les bénéfices apportés par un outil de gestion électronique de documents (et de contenus au sens large) sont nombreux, quantitatifs et qualitatifs. La plupart d'entre eux sont mesurables : il s'agit pour l'essentiel d'économies de papier, de courrier, de timbres, de déplacements. Au delà de l'aspect financier, certaines structures (industries, société de services…) pourront faire valoir la contribution au développement durable qu'apporte ce type d'outil.
Moins facile à mesurer mais tout aussi tangible : le gain de temps. La
GED est bien plus qu'un outil de classement et d'archivage de documents "morts" : c'est un outil de gestion de documents "vivants". Elle améliore la productivité en permettant de retrouver rapidement et à la demande tel ou tel document : contrat, facture, plan, point juridique, amendement aux affaires etc. Difficile d'évaluer la valeur économique d'un accès immédiat à une information opportune, voire stratégique pour le business ! Avec une gestion de documents fluides et partageables, les échanges avec des tiers sont facilités et plus rapides. En permettant une homogénéisation et une fédération des informations (on gère un document "unique" avec l'historique de ses mises à jour), la
GED rationalise le contenu informationnel et contribue à améliorer sensiblement la qualité des données traitées. Et cela, ça n'a pas de prix.
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