Le modèle SaaS séduit de plus en plus : le domaine Finance (comptabilité, trésorerie…) arrive en troisième position en termes de pénétration du SaaS dans les entreprises, selon Markess International, derrière les domaines Communication d'entreprise et Ressources Humaines.
Un positionnement qui explique la croissance record de Kyriba, leader sur le marché du
logiciel de gestion de trésorerie en mode SaaS, dont la solution est utilisée aujourd'hui par plus de 12.500 utilisateurs.
Mais passer du mode traditionnel – un logiciel de gestion de trésorerie possédé et administré en interne-, vers le mode SaaS – des services de trésorerie à la carte en mode location-, n'est hélas pas sans écueils, pour les trésoriers qui souhaitent bénéficier de ses nombreux avantages.
Voici donc un plan de navigation en 7 étapes, pour non seulement arriver à bon port, mais aussi pour
Etape 1 : convaincre sa direction générale.
Lui concocter des arguments économiques – maîtrise des coûts, paiement du seul périmètre utile pour les utilisateurs effectifs, etc. – mais pas seulement, car sa crainte est avant tout sécuritaire !
Il faut donc la rassurer en arguant, ce qui est vrai, que les datacenters (grands centres de traitement de données) des prestataires de SaaS sont de bien meilleurs bastions que les systèmes d'information de la plupart des entreprises.
Etape 2 : Faire de sa DSI (Direction des Systèmes d'Information) une alliée.
Pourquoi ? Parce que, toujours selon Markess International, elle est trop souvent un frein, réfractaire dans 9% des cas. Or elle peut jouer dans le projet SaaS un rôle critique de conseiller et de validateur technique, dans 66% des cas.
Etape 3 : définir le périmètre des fonctions que l'on souhaite externaliser, sous la forme de services.
Toutes ou seulement la communication bancaire, ou la gestion des liquidités ou celle des paiements ? Avec évidemment un souci de rentabilité, de partage de bonnes pratiques, de centralisation ou au contraire de délégation de tâches.
Etape 4 : définir la nouvelle organisation autour de la gestion de la trésorerie.
Ceci si l'on souhaite profiter de l'adoption du modèle SaaS pour l'améliorer. A priori, ce modèle, porteur de bonnes pratiques métiers certes, n'a pas l'impact structurant d'un ERP. Mais, sa facilité de déploiement, par exemple, est un bon vecteur de décentralisation de certaines tâches, comme l'initialisation des transferts bancaires vers les fournisseurs, directement par les départements acheteurs.
Etape 5 : bien choisir son prestataire SaaS.
Sur des éléments fonctionnels : ses services couvent-ils tous mes besoins de trésorier non seulement actuels mais aussi futurs ?
Sur des éléments techniques : sécurité, capacité d'intégration avec l'ERP de l'entreprise… en impliquant la DSI devenue une alliée grâce à l'étape 2. Et sur d'autres éléments, comme sa capacité à faire de la veille légale et réglementaire, ou encore sa légitimité dans le domaine de la trésorerie : a-t-il des références, des experts métiers dédiés, etc.
Etape 6 : Accompagner le changement, surtout si l'organisation est impactée.
Attention, le projet de migration vers un bouquet de services SaaS est de courte durée : deux semaines maximum pour un périmètre standard, selon certains prestataires.
Il s'agit d'un avantage dans la mesure où les utilisateurs vont rapidement bénéficier des améliorations que la direction de projet leur « promet », pour faciliter l'adoption du nouvel outil.
Mais il s'agit aussi d'un inconvénient, puisque cette rapide mise en œuvre laisse peu de temps pour communiquer. L'efficacité est donc ici de mise.
Etape 7 : Confier la partie technique à son alliée la DSI.
Elle joue un rôle déterminant dans la migration des données financières concernées par les services SaaS, en partenariat avec le prestataire, et garantit la bonne intégration des nouveaux services avec le reste du système d'information.
Attention : de cette intégration un peu complexe dépend la réussite du projet sur le long terme. La non-intégration ou la mauvaise intégration des services SaaS entraîne en effet de coûteuses ressaisies de certaines données financières et fait donc perdre bien des avantages du modèle.
Et bien évidemment, si le trésorier ne se sent pas l'âme d'un navigateur en solitaire, il a toujours la possibilité, pour mener sa barque au SaaS, de se faire assister par un cabinet de conseil spécialisé ou une société de services en informatique : ils sont en effet nombreux ces derniers mois à avoir développé des offres d'accompagnement vers le SaaS.