Un comité de pilotage constitué de plusieurs CRDP et du CNDP est alors mis en place pour définir l'ensemble des besoins et évaluer les multiples solutions du marché. «Nous voulions une solution qui soit la plus proche possible de notre coeur de métier d'éditeur et qui s'adapte aux contraintes variées de nos points de vente : librairies des centres régionaux, boutique en ligne nationale, vente au comptoir dans notre boutique parisienne. Il nous fallait aussi un outil qui puisse être déployé en architecture répartie et capable de s'interfacer facilement avec Eric, le logiciel comptable et financier édité par Civitas, qui est utilisé par l'ensemble de notre réseau », note Frédérique Marceau.

Après avoir passé un appel d'offres, le CNDP met en concurrence Cegid et 3SI. Au final, c'est le logiciel de gestion intégré Cegid Business qui emporte le contrat. « Nous voulions de notre prestataire qu'il puisse adapter sa solution à certaines de nos spécificités : en matière de comptabilité publique, permettant également le paramétrage d'une fiche article éditorial et la mise en oeuvre d'une chaine achats où chaque CRDP /CNDP est à la fois client et fournisseur au sein du réseau SCEREN.

Nous souhaitions aussi qu'il soit à même de déployer 32 établissements au rythme soutenu d'une nouvelle installation chaque semaine. L'offre de Cegid a fait la différence sur ces deux points. Nous avons également été séduits par l'ergonomie et la richesse fonctionnelle de ce système d'information, très orienté utilisateurs ».

Le déploiement a démarré en 2006 sur quatre sites pilotes et s'est poursuivi durant l'année 2007.

« Pour pouvoir doter l'ensemble du réseau d'un référentiel unique pour la gestion des stocks, la facturation clients, il nous a fallu réaliser un énorme travail de reprise de données dans chaque établissement. La conduite de projet a permis d'initier de nouveaux liens entre les utilisateurs du réseau SCEREN (plus de 400 aujourd'hui), contribuant à mutualiser des informations et permettant l'échange de nouvelles pratiques ».

Aujourd'hui, tous les membres du réseau SCEREN travaillent sur la même plateforme collaborative, avec un accès à un référentiel produits, clients institutionnels et fournisseurs, commun et national.

« Avec Cegid Business, nous pouvons faire jouer les synergies entre les établissements. Nous avons pu ainsi mettre en place une plateforme de stockage mutualisée qui alimente directement notre site e-commerce créé avec Isotools, ainsi que les achats réalisés dans les différents centres du réseau SCEREN.

Résultat : nous avons réduit sensiblement le processus d'approvisionnement. Nous utilisons également les  différents outils de pilotage intégrés pour réaliser des analyses dynamiques et multidimensionnelles de nos ventes. Nous repérons ainsi plus facilement les produits phares ou les domaines éditoriaux pour lesquels un manque persiste. Ces données sont essentielles pour le développement de notre offre commerciale ».

Durant l'été 2008, le réseau s'est également doté d'une véritable solution d'e-commerce, en couplant son site internet à sa gestion commerciale, grâce au logiciel Isotools e- commerce développé par la société Isotools, un partenaire privilégié de Cegid dans le domaine du web (voir encadré). « Toutes les commandes passées en ligne sont centralisées pour un traitement et un suivi simplifiés au sein du système de gestion. Le catalogue en ligne est désormais actualisé en permanence avec les informations de la gestion commerciale », précise Frédérique Marceau.