Installée en Bretagne depuis 1995, Sanden Manufacturing Europe est le principal site de production européen du leader mondial de la climatisation automobile. Spécialisée dans la fabrication de compresseurs, l'usine emploie un millier de salariés pour un chiffre d'affaires annuel d'environ 270 millions d'euros.

« Un compresseur sur cinq fabriqué en Europe sort de nos ateliers de production. Nous fournissons tous les grands constructeurs automobiles, ce qui nous permet de détenir 40 % du marché européen », indique Jean-François Krugler, Corporate Planning Manager de Sanden Manufacturing Europe.

Comme de très nombreuses entreprises, Sanden Manufacturing Europe avait mis en place un processus annuel d'élaboration budgétaire développé au départ sous Excel et Access. Mais ce développement interne a très vite atteint ses limites. « Cet outil nous permettait de collecter les informations du budget, mais pas de les analyser, ni même de consolider l'ensemble des données. Notre processus budgétaire évoluant de plus en plus vers du contrôle de gestion, il nous fallait optimiser la reprise de nos données, afin de réaliser facilement des comparaisons entre départements ou entre plusieurs années d'activité. Nous voulions également automatiser certains calculs, afin de gagner du temps et de limiter les risques d'erreurs ».

Avant de chercher un nouvel outil, Sanden Manufacturing Europe a consacré près de deux mois à écouter les attentes de tous les acteurs du processus budgétaire, à rassembler leurs demandes, à rédiger des spécifications fonctionnelles. Bref, à remettre à plat l'ensemble du processus. « Ce travail préalable était fondamental pour choisir une solution. Il nous a permis d'évaluer fonction par fonction les produits de deux éditeurs. Nous avons finalement retenu Cegid Planning, car il couvrait 90 % de nos besoins contre seulement 75 % pour la solution concurrente. De plus, grâce à ce travail de fond, notre outil était opérationnel en moins de trois mois. Un record ! », se souvient Jean-François Krugler.

Installé entre janvier et avril 2007, Cegid Planning accompagne désormais Sanden Manufacturing Europe dans la définition et le suivi de sa stratégie. « Son approche fonctionnelle nous permet de couvrir la totalité du cycle d'élaboration budgétaire : de la modélisation du processus aux simulations, en passant par la gestion des contributions, le reporting et l'analyse. Nous pouvons ainsi intégrer à la collecte de données l'ensemble de notre plan de production, avec tous les calculs liés par exemple au budget main-d'oeuvre, à la répartition des frais généraux ou au plan d'amortissement. Ce qui était totalement impossible auparavant. » De plus, l'outil apporte une visibilité accrue sur l'activité de production : « Nous disposons d'une vue précise des réalisés, ce qui nous permet d'analyser les écarts entre les budgets et la réalité du terrain et nous aide à être plus réactifs. Une des grandes forces de Cegid Planning par rapport à ses concurrents est de pouvoir combiner des analyses multidimensionnelles OLAP avec un accès direct à certains détails des écritures comptables. Cette souplesse s'avère particulièrement précieuse en cas de doute sur l'imputation d'une facture par exemple », se félicite Jean-François Krugler.

La mise en oeuvre de Cegid Planning s'est rapidement traduite par des gains de temps importants : « De l'ordre 10 à 15 % sur une navette budgétaire qui prend en moyenne une vingtaine de journées de travail. » Et ce n'est qu'un début, la première année n'étant souvent pas représentative des apports de l'outil en raison des ajustements nécessaires. « Les chiffres étant directement saisis dans une base centralisée par chaque service, le contrôle de gestion n'a plus à consolider. Il peut ainsi se consacrer à des tâches qui font sa véritable valeur ajoutée, à savoir l'analytique ».

Enfin, grâce au workflow, l'entreprise a également gagné en traçabilité des processus. « Nous savons aujourd'hui très exactement qui a soumis quoi et qui a validé, mais aussi qui est en retard... Cela permet de mieux impliquer chaque service dans le processus ». Un vrai plus quand les délais de préparation d'un budget ont tendance à se réduire.